Slik setter du opp online booking for bedriften din

For å sette opp online booking trenger du tre ting: en e-postkonto, en digital kalender og et bookingverktøy. De fleste har de to første allerede.

En digital kalender som Google Calendar eller Outlook Calendar brukes til å holde oversikt over avtaler. Bookingverktøyet kobler seg til denne kalenderen og viser automatisk hvilke tider som er ledige.

Du trenger ingen nettside for å komme i gang. Alle bookingverktøy gir deg en egen nettadresse du kan dele direkte med kunder — via e-post, i e-postsignaturen, i sosiale medier, eller som en lenke på nettsiden din hvis du har en.

Hele oppsettet tar typisk mellom 15 og 45 minutter, avhengig av hvor mange møtetyper du vil tilby og hvor mye du vil tilpasse bookingsiden.

Det viktigste valget er hvilket bookingverktøy du bruker. De tre mest aktuelle alternativene for små bedrifter er Calendly, TidyCal og Cal.com.

Calendly passer best når du har mange kundemøter og trenger avanserte funksjoner som automatiske påminnelser og kobling til mange andre verktøy. Gratis for én møtetype, deretter fra 10 dollar per bruker per måned.

TidyCal passer best når du jobber alene og vil ha enkel booking uten løpende kostnader. Engangsbetaling på 29 dollar gir deg livstidstilgang.

Cal.com passer best når du vil ha et gratis verktøy med mange funksjoner, eller når du ønsker å drifte systemet selv for full kontroll over dataene. Gratis for ubegrenset antall møtetyper.

Velg det som matcher behovene dine akkurat nå. Du kan alltid bytte senere.

Etter at du har opprettet en konto, er neste steg å bestemme hvilke møtetyper du vil tilby. En møtetype beskriver hva slags møte kunden booker — for eksempel et 30 minutters introduksjonsmøte eller en 60 minutters rådgivning.

For hvert møtetype velger du lengde, beskrivelse og tilgjengelighet. Tilgjengeligheten bestemmer hvilke dager og tider kunden kan velge mellom. De fleste setter opp en vanlig arbeidsuke og fjerner lunsjtimen.

Et godt tips er å legge inn buffertid mellom møter. Hvis du setter 15 minutters buffer, vil verktøyet automatisk blokkere 15 minutter etter hvert møte. Dette gir deg tid til å forberede deg, ta notater, eller bare ta en pause.

Start med én eller to møtetyper. Det er fristende å lage mange varianter, men det gjør valget vanskeligere for kunden. Du kan alltid legge til flere senere.

Cal.com gir deg ubegrenset antall møtetyper gratis, noe som gjør det til et godt valg hvis du vet at du trenger mange varianter.

Alle bookingverktøy ber deg koble til den digitale kalenderen din. Dette er et viktig steg som sørger for at kunder bare kan booke tider som faktisk er ledige.

Når kalenderen er koblet til, sjekker bookingverktøyet automatisk om du har andre avtaler. Hvis du har et møte i Google Calendar fra klokken 10 til 11, vil den tiden ikke vises som ledig på bookingsiden din.

De fleste verktøy støtter Google Calendar og Outlook Calendar. Calendly støtter i tillegg iCloud-kalender for de som bruker Apple-produkter.

Husk å koble til alle kalendere du bruker. Hvis du har én kalender for jobb og én for privat, bør begge kobles til. Ellers kan det oppstå dobbeltbookinger der en kunde booker en tid som er opptatt i en annen kalender.

Når oppsettet er ferdig, får du en unik nettadresse — bookinglenken din. Denne kan du dele på flere måter.

Den enkleste er å legge lenken i e-postsignaturen din. Hver gang du sender e-post, ser mottakeren en lenke der de kan booke møte med deg. De fleste bookingverktøy har en guide for dette.

Du kan også legge lenken på nettsiden din — enten som en vanlig lenke, en knapp, eller en innebygd kalender. Calendly og Cal.com tilbyr flere innbyggingsmuligheter, mens TidyCal holder det enklere.

Andre gode steder å dele bookinglenken er i sosiale medier-profiler, i tilbudsdokumenter, og i automatiske e-postsvar. Jo flere steder lenken finnes, desto enklere er det for kunder å booke tid.

Du tilbyr for mange møtetyper. Når kunden ser en liste med åtte ulike møtetyper, vet de ikke hva de skal velge. Start med én eller to, og legg til flere bare hvis kundene etterspør det.

Du glemmer tidssoner. Hvis du har kunder i andre land, må bookingverktøyet håndtere tidssoner automatisk. Alle tre verktøyene i denne guiden gjør dette, men du bør sjekke at det fungerer som forventet ved å teste med noen i en annen tidssone.

Bekreftelsen er uklar. Etter at kunden har booket, bør bekreftelsen inneholde dato, tidspunkt, møtelenke eller adresse, og hva de bør forberede. Sjekk at bekreftelsesmeldingen gir kunden det de trenger.

Du sjekker ikke bookingsiden på telefon. Mange kunder booker fra mobilen. Åpne bookinglenken din på en telefon og sjekk at alt fungerer og er lesbart.

Du glemmer å teste hele flyten. Be en kollega eller venn booke et møte med deg. Sjekk at bekreftelsen sendes, at møtet dukker opp i kalenderen, og at en eventuell påminnelse kommer til riktig tid.

En fysioterapeut med egen praksis brukte 30 minutter om dagen på å svare på telefoner og e-poster om timebestilling. Hun satte opp Cal.com med to møtetyper: «Ny pasient — 45 minutter» og «Oppfølging — 30 minutter».

Hun la bookinglenken i e-postsignaturen og på nettstedet sitt. Etter to uker kom 80 prosent av bookingene gjennom nettløsningen i stedet for via telefon. Hun sparte omtrent 20 minutter om dagen.

Det viktigste hun lærte var å sette opp buffertid. Uten buffer ble timene presset tett sammen, og hun fikk ikke tid til å skrive journalnotater mellom pasientene. Med 15 minutters buffer mellom hver time ble arbeidsdagen mye bedre.

Totalkostnaden var null kroner — hun brukte Cal.com sin gratis plan med ubegrenset antall møtetyper.