Signering i Norge: BankID, Scrive og DocuSign for norske bedrifter

Digital signering erstatter penn og papir med en trygg elektronisk prosess. For norske bedrifter betyr det raskere avtaleinngåelse, lavere kostnader og bedre sporbarhet.

I Norge har vi dessuten et unikt fortrinn: BankID. De fleste nordmenn bruker BankID daglig til nettbank og offentlige tjenester. Når du ber noen signere med BankID, vet de allerede hvordan det fungerer.

Men BankID alene er ikke et komplett signeringsverktøy. Du trenger en plattform som håndterer dokumentflyten, og her kommer verktøy som Scrive og DocuSign inn. Spørsmålet er ikke om du bør signere digitalt, men hvilket verktøy som passer best for akkurat din bedrift.

BankID er ikke et signeringsverktøy i seg selv, men en elektronisk identifikasjon som bekrefter hvem du er. Når noen signerer med BankID, er identiteten verifisert på samme nivå som et fysisk pass.

Dette gjør BankID-signering spesielt verdifullt i situasjoner der juridisk tyngde er viktig. Ansettelsesavtaler, eiendomsdokumenter og kontrakter med offentlige virksomheter krever ofte sterk identifikasjon. BankID oppfyller kravene i europeiske regler for elektronisk identifikasjon og regnes som en kvalifisert elektronisk signatur.

Ulempen er at BankID bare fungerer for personer med norsk personnummer og BankID-avtale. Sender du dokumenter til utenlandske kunder eller samarbeidspartnere, trenger du et alternativ. Dessuten trenger du en signeringsplattform som støtter BankID for å sende og motta dokumenter i praksis.

Scrive er et nordisk signeringsverktøy som er bygget med skandinaviske behov i sentrum. Plattformen støtter BankID i Norge, Sverige og Finland, og det merkes i bruksopplevelsen.

For norske bedrifter betyr dette at du kan sende et dokument til signering og la mottakeren velge BankID som signeringsmetode direkte i flyten. Prosessen er sømløs og kjent for nordmenn.

Scrive tilbyr planer fra rundt 30 euro per måned for grunnleggende behov, og prisen stiger med antall brukere og dokumentvolum. Verktøyet har gode funksjoner for maler, påminnelser og automatiserte dokumentflyter.

En praktisk fordel er at Scrive har integrasjoner med vanlige systemer som Salesforce og Microsoft 365. Det betyr at du kan starte signeringsprosessen direkte fra verktøyene du allerede bruker. For bedrifter som sender mange kontrakter ukentlig, sparer dette merkbar tid.

DocuSign er verdens mest brukte signeringsverktøy og har over en milliard brukere globalt. Merkenavnet er så kjent at mottakere sjelden nøler med å åpne og signere et DocuSign-dokument.

For norske bedrifter med internasjonale kunder er dette en stor fordel. Du kan sende dokumenter til signering uavhengig av hvilket land mottakeren befinner seg i, og opplevelsen er den samme overalt.

DocuSign støtter også BankID som signeringsmetode, men det krever vanligvis en oppgradering til en høyere prisplan. Startprisen er fra 15 dollar per måned for grunnleggende signering, men BankID-integrasjon er tilgjengelig gjennom identitetsverifisering som koster ekstra.

Det er verdt å merke seg at DocuSign primært er et signeringsverktøy. Hvis du trenger avansert dokumenthåndtering med maler og redigering, trenger du enten å koble det til andre systemer eller vurdere et mer komplett verktøy.

Valget mellom Scrive og DocuSign handler om hvem du signerer med og hva du trenger utover ren signering.

Velg Scrive når:

• De fleste mottakerne har norsk BankID
• Du trenger sterk elektronisk identifikasjon som standard
• Du sender dokumenter primært til norske eller nordiske motparter
• Du vil ha BankID-støtte inkludert i grunnprisen

Velg DocuSign når:

• Du sender dokumenter til mottakere i mange land
• Gjenkjennelse hos mottaker er viktigere enn BankID-integrasjon
• Du trenger et bredt utvalg av integrasjoner med internasjonale systemer
• Du sender færre dokumenter og trenger ikke avanserte dokumentflyter

Tenk deg en regnskapsbedrift i Bergen som hovedsakelig betjener norske kunder. Her gir Scrive med BankID mest mening fordi alle mottakere kjenner prosessen og identifikasjonen er sterk. Et konsulentselskap i Oslo som jobber med europeiske kunder, vil trolig få mer ut av DocuSign fordi mottakere i utlandet kjenner merkenavnet.

Undervurderer BankID-behovet. Mange velger et internasjonalt verktøy uten å sjekke om det støtter BankID i grunnpakken. Oppdager du dette etter at teamet har begynt å bruke verktøyet, blir det dyrt og tungvint å bytte.

Velger basert på pris alene. Billigste plan er sjelden den du ender opp med. Sjekk hva som faktisk er inkludert, spesielt antall signaturer per måned og BankID-støtte. Et verktøy til 15 dollar som krever tillegg for BankID kan bli dyrere enn et til 30 euro der BankID er inkludert.

Glemmer mottakeropplevelsen. Det er ikke bare din opplevelse som teller. Test hvordan det ser ut for mottakeren. Er det enkelt å forstå hva de skal gjøre? Trenger de å opprette en konto? Et godt signeringsverktøy krever ingenting av mottakeren utover selve signaturen.

Ignorerer dokumenthåndtering. Signering er bare siste steg. Vurder om du trenger maler, godkjenningsflyt og automatiske påminnelser. Jo flere dokumenter du sender, desto viktigere er det at prosessen rundt signering også er effektiv.

Start med å kartlegge behovene dine. Still tre spørsmål:

1. Hvem signerer? Norske mottakere med BankID, eller en blanding av norske og utenlandske?
2. Hvor mange dokumenter sender du per måned? Under ti, ti til femti, eller over femti?
3. Trenger du dokumenthåndtering utover ren signering?

Svarene peker deg i riktig retning. Primært norske mottakere og behov for BankID peker mot Scrive. Internasjonalt fokus og enkel signering peker mot DocuSign.

Begge verktøyene tilbyr gratis prøveperiode. Bruk den aktivt med ekte dokumenter og ekte mottakere. To ukers testing forteller deg mer enn timer med lesing. Be gjerne en kollega teste mottakeropplevelsen og gi tilbakemelding.