Digitalisere kontrakter: Hva gjør vi med gamle papirkontrakter?

Start med å sortere papirkontrakter i to kategorier: aktive avtaler som fortsatt gjelder, og historiske dokumenter. Aktive avtaler bør skannes og lagres i samme system som nye digitale kontrakter. Historiske dokumenter kan arkiveres fysisk eller skannes etter behov.

Bruk en fast navnekonvensjon når du skanner: Kundenavn, dokumenttype og dato. Det gjør det enkelt å finne dokumenter senere. De fleste bedrifter klarer å skanne de viktigste papirkontrakter i løpet av en til to dager. Det er ikke nødvendig å digitalisere absolutt alt fra dag én — prioriter det som har praktisk eller juridisk verdi, og ta resten gradvis. Sett av en fast time per uke til skanningen er ferdig.