Hvor lenge skal personalmapper oppbevares etter at ansatte slutter?

Oppbevaringstiden varierer etter type dokument og formål. Bokføringsloven krever at lønnsbilag oppbevares i fem år. Arbeidskontrakter bør oppbevares i minst fem år etter arbeidsforholdets slutt, da det kan oppstå tvister om pensjon, sluttvederlag eller referanser.

Annen informasjon — som fraværshistorikk, medarbeidersamtaler og kompetansebevis — bør slettes når det ikke lenger er et saklig behov for å oppbevare dem. Personvernreglene krever at du ikke lagrer data lenger enn nødvendig.

Et godt digitalt personalsystem lar deg sette opp automatiske påminnelser om sletting. Når en ansatt slutter, varsles du om hvilke dokumenter som bør gjennomgås og eventuelt slettes innen en gitt frist.